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  • 2021/05/31

    テレワーク下での円滑なコミュニケーション

      

    Category:CULTURE/HOLONIC

    • コミュニケーション
    • コロナ渦
    • テレワーク
    • 新しい生活様式
    こんにちは、こんばんわ。
    株式会社ホロニックのブログです。

    今回はテレワーク下における、コミュニケーションの話です。
    今後も続くと思われるテレワーク。
    コミュニケーションの面で課題を感じている方も多いのではないでしょうか?
    弊社でも改善すべき点があるなぁと感じる部分もあるので、今回、課題整理の意味を兼ねて、書いてみたいと思います。

    テレワーク時のコミュニケーション

    弊社ではテレワーク導入開始時から、
    業務連絡、定時報告、オンラインMTGを『Microsoft Teams』で行なっています。
    他にも、クライアントや外部スタッフの意向や連絡する内容に応じて、
    『チャットワーク』だったり、『Slack』だったり、『zoom』だったりを利用するケースもあります。

    ツールの違いはあれど、基本的には皆様も同じような状況ではないでしょうか?
    「あれっ?なんか食い違っている」とか、「理解してないな」とか、
    「2度手間になっちゃった!最初から言ってよ!」とか「意味がわからんから、後回し!」なんて
    ありますよね? あると思います。
    • remoteworks458A3558.jpg

    コミュニケーション面でよくある課題

    テレワーク下で直面するコミュニケーション面での課題は
    以下のようなことが多いようです。

    ・タイミングがわからない
    オフィス勤務とは違い、相手の様子がうかがえない為、話しかけていいのか悩んでしまうことも多い。

    ・情報量の減少
    オフィス勤務での休憩時間やちょっとしたタイミングでの情報交換がなくなり、
    テレワーク下では「わざわざチャットで言わなくてもいいかな」という意識が働き、情報の交換がされにくい。

    ・情報の受け取り方
    相手の顔が見えないので、ビジネスライクな返信が、冷たく感じて感じてしまったりする

    他にも業種や業務内容によって、色々あると思いますが、
    上記が代表的な課題かと思います。
    では、このような課題に対して、どのような取り組みをするべきなのでしょうか?

    解決方法その1
    社内でチャットやビデオ会議で意図的に雑談する機会を設ける。

    テレワークは孤独での仕事を強いられるため、知らず知らずのうちに、精神的な負担がかかっている場合があります。
    社員同士の会話も、出社時と比べて減少しますし、
    性格的にチャット上では問題提起や話題をふれない社員もいるでしょう。
    テレワーク下では、「あえて雑談の時間を設けること」で、
    不安や不満を取り除き、各々の状況なども把握できるようになります。

    経験上、ビデオ会議になるとしゃべらない社員もいますので、
    お題を用意したり、話題振りなど進行役のまわしがキモになる気がします。

    解決方法その2
    チャットは相手への配慮を忘れずに!

    基本的に挨拶や定型的などを記載しないのが、チャットの良さだと思いますが、
    連絡事項には相手への配慮を最大限にするべきと考えます。
    端的に、わかりやすく、いつ見ても良いように、
    構成、使う用語に気をつけたいですね。

    主語のない、相手の想像力を要するチャット、
    無駄な専門用語を羅列したチャット、
    他人のメールやチャットのコピペ、
    直前の電話の内容ありきのチャット、
    誤字脱字満載などなど

    ありますね。。心当たりが。

    チャットの手軽さをいいことに、雑なコミュニケーションが横行するのは良くないです。
    リアルの会話より、相手への配慮をする必要があります。
    あとあと、残りますからね。チャットの文章は。

    解決方法その3
    ビデオ会議は可能な限り映像オンでの実施

    テレワーク下では、チャット以外にもWeb経由の映像と音声で会話を行う「ビデオ会議」によるコミュニケーションが欠かせません。
    映像をオフにして参加する方も多いですが、
    できる限り映像をオンにして、お互いの表情を確認しながら会話するのが良いでしょう。

    経験上、映像をオフにしている方は議論に参加してない場合が多い気がします。。
    意地悪な私なんかは、疑わしき方には突然の質問をしますよ!
    • ookawa9thPAR56609.jpg

    解決方法その4
    こまめな連絡、迅速な返信を!

    ホウ・レン・ソウなんて、使い古したルールではありますが、
    なんだかんだ言って、やっぱり大事!
    各々のタイムスケジュールを共有しておけば、「この時間なら見てくれる」って判断もできます。

    確認や報告をいつも以上に細かくすることで、安心が生まれます。
    ストレスを感じることなく、業務を遂行するためには、返信スピードも大事です。
    モメごとや不信感はいつも「不安」から生まれます。

    テレワーク下における、コミュニケーションの課題 まとめ

    このように、ちょっとしたことで、課題は解決できると思います。
    でも、このちょっとした取組が中々できていないのも現状かと思います。
    その背景には、テレワークを「コロナウイルスが終息するまでの間に合わせ」と考えている事があるのかもしれません。
    恐らくですが、テレワークは今後も主流になってくる可能性が高いと思います。

    上手に付き合う事で、より良い仕事ができる集団になると思うので、
    我々も、新しい価値観を持ちながら、試行錯誤していこうと思います!

    では、また。
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